Anleitung zur Einrichtung für das Bestellsystem Lieferdienst / Abholservice / Digitale Speisekarte

Mit unserer Software für Lieferdienste, Abholservices und/oder der Nutzung als digitale Speisekarte haben Sie ein mächtiges Tool für Ihren Gastronomie Betrieb. Diese Software erhalten Sie als reine Webversion, als progressive Web App (PWA) sowie als iOS und Android App.

Auf Wunsch und gegen Aufpreis erhalten Sie das komplette System inkl. dem einpflegen der Speisekarte für einmalig 299- zzgl. MwSt. durch uns eingerichtet!

Die Funktionen und Schritte zur Einrichtung der Software für die Gastronomie:

Standort / Arbeitszeit / Gebühren

  • Standort anlegen: Klicken Sie links im Menü auf den Punkt „Standorte“ und dort auf den Button „Neuen Standort hinzufügen“. Geben Sie den Namen des Restaurants sowie die Adresse ein, klicken Sie nun auf den Button „Auf der Karte lokalisieren“ und prüfen Sie ob der Standort an der richtigen Stelle auf der Karte angezeigt wird. Falls „Ja“ klicken Sie auf Speichern wenn „Nein“ ziehen Sie den Marker an die korrekte Stelle und klicken dann auf Speichern. Die Seite aktualisiert sich und es werden oben weitere Tabs (Arbeitszeit, Benutzerdefinierte Arbeitszeit, Liefergebühren, Postleizahlen) angezeigt.
  • Arbeitszeit einstellen: Klicken Sie auf den Tab „Arbeitszeit“ und es lädt die Seite mit den Öffnungszeiten. Hier haben Sie eine Arbeitszeit für Abholung bzw. In-House Bestellungen und eine Arbeitszeit für Lieferung. An Ruhetagen klicken Sie vorne auf das Feld „Ist ein Ruhetag“, bei „Startzeit/Endzeit“ geben Sie die gesamte Öffnungszeit an also z.B. von 11:00 bis 22:00 Uhr und in dem nächsten Feld Start- und Endzeit Mittagspause geben Sie die Mittagspause ein wie z.B. von 15:00 bis 17:00 Uhr.
  • Benutzerdefinierte Arbeitszeit: Hier können Sie Sonder-Öffnungszeiten bzw. Urlaubstage etc. eintragen. Für Urlaubstage wählen Sie rechts „Ist Ruhetag“ und das gewünschte Datum aus, für besondere Öffnungszeiten wie z.B. an Feiertagen geben Sie zusätzlich die Uhrzeit ein. Diese Funktion macht Sinn wenn Sie z.B. an Wochentagen erst ab 17:00 Uhr geöffnet haben aber an Feiertagen bereits ab 11:00 Uhr.
  • Liefergebühren: (Nur notwendig wenn Sie die Lieferservice Funktion nutzen möchten). Wählen Sie aus ob die Liefergebühr mit Steuer belastet werden soll oder nicht. Klicken Sie auf den Button „Liefergebühr hinzufügen und geben Sie einen minimalen und maximalen Bestellwert sowie die Liefergebühr ein. Als Beispiel: Ab einem Bestellwert von 0,00 € bis 30,00 € beträgt die Liefergebühr 5,- € aber ab einem Bestellwert von 30,01 € bis 50,- € beträgt die Gebühr nur 3,- € und ab 50,01 € liefern Sie kostenlos. Haben Sie alle Liefergebühren angelegt klicken Sie auf Speichern.
  • Postleitzahlen: (Nur notwendig wenn Sie die Lieferservice Funktion nutzen möchten). Klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“ und geben Sie die erste Postleitzahl ein an die Sie liefern, im nächsten Feld geben Sie den Mindestbestellwert für dieses Postleitzahlengebiet ein. Wiederholen Sie die Schritte bis Sie alle Postleitzahlen angelegt haben an denen Lieferung möglich ist. Klicken Sie unten auf Speichern.

Allgemeine Einstellungen / Bonuskarte / Steuersatz

  • Allgemeine Einstellungen: Klicken Sie links im Menü auf „Einstellungen“ und dann auf „Bestellungen“ es öffnet sich die Seite mit den Grundeinstellungen zum System.
  • Mindestbestellwert: Diesen Punkt können Sie ignorieren bzw. auf 0,- € belassen wenn Sie die Gebühren je Postleitzahl angelegt haben. Geben Sie hier einen Wert ein werden die Einstellungen aus den Gebühren je Postleitzahl überschrieben.
  • Steuersatz: Geben Sie hier im ersten Feld den Standardsteuersatz wie z.B. 7% und im zweiten Feld den Steuersatz für alkoholische Getränke ein. Wenn Sie später Ihre Speisen und Getränke anlegen wird als Standard immer der erste Steuersatz verwendet. Haben Sie ein Produkt wo der zweite Steuersatz gültig sein soll können Sie dies direkt beim anlegen der Speisen einstellen.
  • Status der Bestellungen: Hier müssen und sollten Sie nichts ändern!
  • Zahlungen deaktivieren: Falls Sie keine Zahlungen über das System wünschen wählen Sie mit dem Schieberegler „JA“ aus.
  • Bestellungen jederzeit annehmen: Falls Sie nur während der Öffnungszeiten Bestellungen annehmen möchten wählen Sie mit dem Schieberegler „NEIN“ aus. Falls jederzeit bestellt werden kann belassen Sie den Regler auf „JA“. Bitte beachten Sie das die Funktion keinen Einfluss auf Lieferungen bzw. Abholungen außerhalb der Öffnungszeiten hat. Ihr Kunde kann z.B. bereits um 15:00 Uhr zur Abholung bestellen (Ihr Restaurant öffnet jedoch erst um 17:00) aber die früheste Abholzeit die gewählt werden kann wird durch die Öffnungszeit bestimmt.
  • Prüfdauer: Hier ist als Standard 30 Minuten eingestellt. Dies ist die Dauer wo das System prüft ob die Online Zahlung korrekt funktioniert hat. Hier bitte nichts ändern.
  • Mindestbestellwert Bonuskarte: (Nur etwas ändern falls Sie das Treuekarten System nutzen möchten) Geben Sie im ersten Feld z.B. 30 ein. Dieser Wert entspricht der des Mindestbestellwert in € bzw. der von Ihnen gewählten Währung der notwendig ist um einen virtuellen Stempel in der Bonuskarte zu erhalten. Bei dem Feld „Anzahl der Stempel“ geben Sie ein wie viele Stempel benötigt werden bis die Treukarte voll ist und von neuem beginnt und bei „Höhe des Bonus“ geben Sie den Wert des Rabatt ein den der Kunde beim nächsten Einkauf erhält. Das System versendet automatisiert Mails an die Kunden (Erläutern wir später genauer) wo der Kunde z.B. sieht das seiner Bonuskarte 1 Punkt gutgeschrieben wurde und das er z.B. bereits 4/10 Punkten gesammelt hat. Haben Sie z.B. 10 Punkte eingestellt und einen Rabatt von 10% wird dem Kunden beim 11ten Einkauf automatisiert 10% von der Gesamtsumme abgezogen. Wichtig: Die Bonuskarte funktioniert nur in Verbindung mit einem Kundenkonto und auch nur wenn der Kunde im Konto angemeldet ist!
  • Farben: Hier haben wir bereits eine Farbe aus Ihrem Logo hinterlegt. Sollten Sie eine andere Farbe für das Frontend wünschen können Sie diese hier auswählen.
  • Maximaler Bestellwert: Falls Sie diese Funktion nicht nutzen wollen geben Sie in das folgende Feld nichts ein. Falls Sie die Funktion nutzen möchten um z.B. Überbestellungen je 15 Minuten zu verhindern dann geben Sie hier einen maximalen Betrag je 15 Minuten ein. Als Beispiel wir geben hier 150,- € ein dann wird man je 15 Minuten für maximal 150,- € bestellen können. Ist z.B. ein Bestellwert von 140,- € erreicht wird die nächste Bestellung ganz gleich welche Höhe diese hat noch genehmigt. Haben wir allerdings die 150,- € erreicht kann der Kunde erst 15 Minuten später als Zeit zur Lieferung bzw. Abholung auswählen. Diese Funktion kann für jede Speise und jedes Getränk an- und ausgeschalten werden, hierzu später mehr bei der Erläuterung zum anlegen der Speisen.
  • Früheste Abhol- und Lieferzeit: Geben Sie hier einen Wert an den Sie zur Zubereitung der Speisen bzw. + Lieferung benötigen. Als Beispiel wir geben hier bei Abholung 15 Minuten ein und bei Lieferung 30 Minuten. Der Gast ist nun z.B. um 11:59 Uhr auf der Bestellseite und hat Abholung ausgewählt. In diesem Fall wäre die nächstmögliche Zeit die der Kunde auswählen kann 12:15 Uhr, ist er um 12:00 auf der Seite wäre die nächstmögliche Zeit zur Abholung um 12:30 bzw. zur Lieferung um 12:45 Uhr.
  • Lieferung deaktivieren: Wählen Sie JA falls Sie keinen Lieferdienst anbieten und NEIN wenn Lieferung möglich sein soll.
  • Abholung deaktivieren: Wählen Sie JA wenn Sie keinen Abholservice anbieten und NEIN wenn Abholung möglich sein soll.
  • In-House Bestellung deaktivieren: Wählen Sie JA wenn keine In-House Bestellung möglich sein soll und NEIN falls Sie die nur die Speisekarte anzeigen lassen möchten.
  • In-House Online Bestellung: Wählen Sie JA wenn in der digitalen Speisekarte die Online Bestellung „Im Restaurant“ möglich sein soll oder NEIN wenn Sie für In-House nur die Speisekarte ohne Bestellfunktion anzeigen lassen wollen.
  • WhatsApp Bestellung: Falls Sie Ihre Kunden per WhatsApp kontaktieren möchten das z.B. die bestellten Speisen auf dem Weg zum Kunden sind oder falls Sie z.B. einen Biergarten mit Selbstabholung betreiben können Sie diese Funktion aktivieren um Ihre Gäste über den Status der Bestellung zu informieren.
  • Danke und Fehler Seite: Geben Sie den entsprechenden Text ein den der Kunde bei erfolgreicher Bestellung angezeigt bekommen soll und den Text den der Kunde sehen wird wenn z.B. die Online Zahlung nicht funktioniert hat. Sollten Sie WhatsApp aktiv haben wird auf der Danke Seite zusätzlich ein Button angezeigt womit der Gast die Bestellung per WhatsApp senden kann.
  • Klicken Sie auf SPEICHERN

Zahlungen Online und Offline

  • Zahlungen: Gehen Sie im Menü auf Einstellungen und dort auf Zahlungen. Als Standard ist bereits Barzahlung aktiv. Falls Sie keine Barzahlung zulassen möchten klicken Sie auf die Zahlungsart, es öffnet sich ein Popup. Hier setzen Sie den Schieberegler auf NEIN und klicken auf Speichern.
  • Weitere Zahlungsarten: Es stehen Ihnen Online Zahlungsanbieter wie PayPal, Stripe und Mollie zur Verfügung. Klicken Sie auf die gewünschte Zahlungsart. Es öffnet sich ein Popup wo Sie den Schieberegler auf JA stellen. Es erscheint das Feld Bezeichnung wo Sie z.B. für die Zahlungsart PayPal einen Text eingeben und unten Ihre PayPal Mail Adresse anlegen. Alle Zahlungen gehen nun auf Ihr PayPal Konto. Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Anbieter wie Stripe und Mollie falls Sie dies wünschen.

Rechtliche Seiten und Mail bzw. SMS Texte

  • Allergene: Klicken Sie im Menü auf Einstellungen und dort auf Allergene. Hier hinterlegen wir für Sie bereits ein Bild mit Allergenen und Zusatzstoffen (in der kostenlosen Testphase ist dieses Feld leer).
  • Bedingungen: Klicken Sie im Menü auf Einstellungen und dort auf Bedingungen. Geben Sie hier Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen ein. Ein einfügen von kopiertem Text mit rechter Maus Taste funktioniert nicht. Nutzen Sie hierzu das Tastatur Kürzel STRG + V um kopierten Text einzufügen.
  • Datenschutz / Impressum / Cookies: Diese Seiten erstellen wir für Sie nach Auftragserteilung, während der Testphase sind die Seiten leer.
  • Liefergebühren: Nur notwendig wenn Sie Lieferservice anbieten. Falls Sie Lieferservice anbieten schreiben Sie hier die Liefergebühren je Postleitzahl und ggfs. weitere wichtige Lieferoptionen.
  • Details zum Kunden: Hier finden Sie die Formular Felder für Liefer- und Abholservice die der Kunde während dem Bestellvorgang ausfüllen muss. Sie haben die Wahl zwischen JA / Ja (Required) / NEIN. Das Wort „Required“ steht für Pflichtfeld. Wählen Sie die Optionen für Lieferung und Abholung aus und klicken Sie auf Speichern.
  • Benachrichtigungen: Hier finden Sie alle automatischen Mails sowie SMS Texte an Sie und an Ihre Kunden je nach Status der Bestellung. In der Demoversion sind die Mail und SMS Texte leer. Nach Auftragserteilung erstellen wir für Sie die Vorlagen welche Sie jederzeit auf Ihre Bedürfnisse anpassen können. Bitte beachten Sie das Sie für die SMS Funktion ein Konto bei Twilio.com benötigen wodurch extra Kosten entstehen.
  • Bestellung drucken: Hier hinterlegen Sie das Layout sowie den Inhalt für den Ausdruck des Bons an Ihrem Küchen bzw. Bondrucker.
  • Willkommen Text: Dieser Text wird auf der Bestellseite die der Kunde sieht unterhalb des Logos und oberhalb der Speisen und Getränke angezeigt.

System Optionen

  • Allgemein: Gehen Sie auf den Menüpunkt System Optionen und dort auf Allgemein. Auf dieser Seite stellen Sie Ihre Zeitzone, Währung und Formatierungen ein.
  • Email Einstellungen: Bitte die angelegte Mail Adresse nicht ändern. Wir haben für Sie eine System Mail erstellt (Nach Auftragserteilung) von der aus die automatisierten Mails an Sie und Ihre Kunden gesendet werden. Der Posteingang dieser System Mail leitet weiter auf Ihre eigene Mailadresse damit wenn Kunden auf System Mails antworten die Mails in Ihrem Postfach ankommen.

Produkte / Kategorien / Größen / Extras

  • Kategorien: Klicken Sie links im Menü auf den Punkt „Menü“ und dort auf Kategorien. Legen Sie Ihre Kategorien wie z.B. Vorspeisen, Hauptspeisen, Dessert und Getränke an. Bitte beachten Sie das die Kategorien auf der Bestellseite in der Reihenfolge angezeigt werden wie Sie die Kategorien im Backend anlegen.
  • Größen: Legen Sie hier verschiedene Größen an wie z.B. 0,3 Liter / 0,5 Liter oder klein, mittel, groß sofern Sie unterschiedliche Größen anbieten. Falls Sie bei einem oder mehreren Gerichten zwar nur eine Größe haben aber Extras anbieten möchten legen Sie zusätzlich noch eine allgemeine Größe wie z.B. Portion an.
  • Extras: Geben Sie den Extra Namen wie z.B. „Extra Salami“ ein und setzen Sie den Schieberegler auf JA. Es öffnet sich ein weiteres Feld. Haben Sie nur eine Größe wählen Sie hier wie oben in unserem Beispiel „Portion“ aus und legen den Preis für das Extra fest. Haben Sie mehrere Größen wählen Sie wie in unserem Beispiel die Größe „Klein“ aus und setzen den Preis fest, dann klicken Sie auf hinzufügen und wählen die Größe „Mittel“ aus und legen den Preis fest. Dies wiederholen Sie bis alle Größen bzw. Extras angelegt sind. Klicken Sie unten auf Speichern. Falls Sie bereits Speisen angelegt haben und später noch Extras anlegen möchten haben Sie hier ein zusätzliches Feld wo Sie die Speisen auswählen können bei denen diese Extras angezeigt werden sollen.
  • Produkte: Klicken Sie auf „Produkt hinzufügen“ und geben Sie den Namen des Produktes ein wie z.B. Schnitzel Wiener Art. Bitte beachten Sie das die Produkte in alphabetischer Reihenfolge im Frontend angezeigt werden. Falls Sie eine Sortierung nach Ihrem Bedarf wünschen empfehlen wir Ihnen die Produkte mit einer Nummerierung anzulegen wie z.B. 001 Schnitzel Wiener Art.
    – Bei Beschreibung geben Sie einen zusätzlichen Text ein der das Produkt genauer beschreibt.
    – In das Feld Allergene geben Sie die Nummern bzw. Buchstaben der Allergene und Zusatzstoffe ein.
    – Bei Kategorie wählen Sie eine oder mehrere Kategorien aus unter denen das Produkt sichtbar sein soll.
    – Bei Extras wählen Sie alle Extras die für dieses Produkt zur Anwendung kommen.
    – Ausgewähltes Produkt Ja/Nein: Bewirkt das die Kategorie mit diesem Produkt bereits aufgeklappt ist was für Smartphone Besucher ein längeres scrollen auf der Seite verursacht.
    – Status: Wählen Sie hier „Einblenden“ aus damit das Produkt angezeigt wird.
    – Steuersatz: Als Standard ist Steuersatz 1 ausgewählt, benötigen Sie den zweiten Steuersatz einfach den Schieberegler verschieben.
    – Gutschein Code: Hier können Sie Gutschein auswählen die z.B. nur für dieses Produkt gelten (Mehr zu Gutscheinen später).
    – Vom Bestellwert ausschließen: JA ist Standard, wenn dieses Gericht in den maximalen Bestellwert einbezogen werden soll wählen Sie NEIN.
    – Bild: Laden Sie ein Bild des Produktes hoch. Optimale Größe 848 x 640 Pixel
    – Preis: Falls Sie nur eine Größe haben und keine Extras geben Sie den Preis an. Haben Sie mehrere Größen oder Extras schieben Sie den Regler auf JA und wählen Sie die Größe aus und geben Sie den Preis an.

Gutscheine

  • Klicken Sie links im Menü auf Gutscheine und dann auf Gutschein hinzufügen.
    – Geben Sie den Gutschein Code ein wie z.B. Sommer21 (Sie sind frei in der Namensfindung Ihres Gutscheines.
    – Geben Sie den Rabatt in Prozent oder als Betrag ein (Über den Schieberegler stellen Sie dies ein).
    – Wählen Sie ob der Gutschein nur 1 x zur Anwendung kommen darf oder öfter.
    – Bei „Nutzbar für“ wählen Sie aus ob für Lieferung, Abholung oder für beides anwendbar.
    – Bei Gültigkeit wählen Sie ob der Gutschein für einen Tag, wiederkehrend oder als Wochengutschein genutzt werden soll.
    – Tagesgutschein: Wählen Sie Datum und Uhrzeit aus wann der Gutschein gültig ist.
    – Wiederkehrend: Wählen Sie einen Tag und eine Uhrzeit aus wie z.B. Montag dann ist dieser Gutschein immer Montags gültig.
    – Wochengutschein: Wählen Sie das Startdatum und das Enddatum aus um z.B. einen Gutschein nur für den Monat September zu erstellen.
    – Produkte: Hier wählen Sie aus ob der Gutschein auf alle Produkte oder nur auf spezielle Produkte anwendbar sein soll.

Vorschau / Integration

  • Unter dem Menüpunkt Vorschau sehen Sie wie das System für Ihre Gäste angezeigt wird.
  • Integrationscode: Hier können Sie sich den Integrationscode kopieren und in Ihre Webseite einpflegen.

Wir geben keinen Support für die Integration in die eigene Webseite und empfehlen das Standard System zu nutzen.

Mehrsprachigkeit.

  • Standard Sprache Backend und Frontend ist deutsch
  • Für das Frontend sind englisch, spanisch und französisch bereits im System integriert und können optional und ohne Aufpreis genutzt werden
  • Wenn Sie mehrere Sprachen nutzen wollen müssen Sie auf allen Seiten wo rechts oben die Flaggen zu sehen sind den Vorgang den Sie in deutsch gemacht haben in der weiteren Sprache wiederholen.
  • Sollte Sie eine weitere Sprache für das Frontend benötigen geben Sie uns einfach kurz Bescheid.

Laufender Betrieb

  • Nach dem Login kommen Sie auf die Startseite des Bestellsystems wo Sie einen Schnellüberblick der Bestellungen erhalten
  • Während Ihrer Öffnungszeiten bleiben Sie auf der Seite „Bestellungen“. Diese Seite aktualisiert sich alle 2 Minuten und ist eine neue Bestellung eingegangen erhalten Sie eine Benachrichtigung.
  • Auf der Bestellübersichtsseite sehen Sie den Namen des Kunden, die Zahlungsart, Datum und Uhrzeit, die Bestellsumme, die Art der Bestellung (Lieferung, Abholung, In-House) und den Status.
  • Den Status der Bestellung können Sie auf „In Auslieferung“ ändern und der Kunde erhält eine Mail oder SMS das die Bestellung abgeholt werden kann oder auf dem Weg ist.
  • Status der Bestellung auf „abgeschlossen“ ändern wenn alles erledigt ist. Sie können nun die Bestellseite filtern und bekommen z.B. nur die Bestellungen angezeigt die noch erledigt werden müssen.
  • Unter dem Menüpunkt „Kunden“ haben Sie eine Übersicht aller Kunden die bestellt haben und ein Kundenkonto erstellt haben.
  • Unter dem Menüpunkt „Statistik“ habe Sie eine Übersicht der bestellten Produkte je Tag/Monat/Jahr mit zahlreichen weiteren Features.

Bei Fragen zum System stehen wir Ihnen gerne per Mail zur Verfügung.